¿Qué es?
El gCentral es un software muy completo que abarca un BPM (Administración de Procesos de Negocios, por sus siglas en inglés) y un CRM (Administración de Relaciones con Clientes, por sus siglas en inglés) que permite administrar en forma electrónica procedimientos de gestión. Estos incluyen tanto procedimientos administrativos en los que se involucren sólo áreas internas de la entidad, como trámites, servicios y demás procesos en los que participe la ciudadanía.
El gCentral vincula los servicios que se ofrecen al exterior con la gestión interna tanto administrativa y operativa que se requieren para llevarlos acabo.
Sus principales características son:
- Desarrollado 100% en web.
- Facilita la operación y administración de la gestión interna de las organizaciones gubernamentales.
- Permite contar con el registro y control de una base de conocimiento central que brinda una administración eficaz en la comunicación y administración de documentos.
- Como herramienta de gestión, permite monitorear las tareas y actividades que están asociadas a compromisos, asuntos, acuerdos o procesos de cada departamento, dependencia o secretaria.
- La solución es configurable a las necesidades específicas del cliente, sin embargo están diseñadas bajo las mejores prácticas de gestión para enfocarnos en la eficiencia operativa, con el fin de potenciar la productividad de los recursos.
- Dentro del gCentral se documentan las minutas, comunicados, memorandums, oficios, y se gestionan los flujos de procesos de todos los documentos que se manejan tanto intermente como hacia el exterior.
Alcances
Integración con el SIIF
Para toda la plataforma de gCentral, existen mecanismos de consulta, actualización y ejecución de procesos de fuentes externas de información, las cuales están vinculadas por servicios que la plataforma provee.
Con esta facilidad, el modelo gCentral permite una total integración con el SIIF, Bancos, Sistemas de Emergencia y Seguridad, Sistemas de Información Geográfica.
Gestión de Servicios
La Gestión de Servicios permite a las organizaciones tener el control y seguimiento de incidencias operativas, administrativas, técnicas y generales que impidan tener una operación satisfactoria de los procedimientos, basados en estándares y normas para manejar óptimos niveles de servicio.
Mediante captura de formularios de referencias o llamadas al Centro de Contacto podemos dar seguimiento para mejorar los tiempos de respuesta y la calidad en el servicio a los usuarios.
Al gCentral se le relacionan todos los tipos de servicios que se deseen, por ejemplo:
- Gestión Administrativa, BPM
- Atención Ciudadana, CRM
- Atención al Contribuyente, CRM
- Gestión de Proyectos Sociales, CRM
- Atención a Empresas, CRM
- Promoción Empresarial, CRM
Gestión Documental
El modulo documental permite a los usuarios que cuenten con los privilegios necesarios del sistema publicar información, leyes, reglamentos, procedimientos, normas y políticas.
Toda la información recopilada y todo documento generado por el gCentral como comunicados, minutas, acuerdos serán parte del acervo de conocimientos.
Utiliza un motor de búsqueda que le ayudará a encontrar cualquier documento.
Atención Ciudadana (Contact Center y Trámites y Servicios)
El servicio de Contact Center dispone mediante la plataforma gCentral la línea directa a los servicios primarios, quejas, sugerencias, denuncias, etc.
Formas de contacto:
- Presencial (ventanilla única)
- Internet (correo, chat o portal)
- Vía telefónica
Por medio de estos canales de acceso, el ciudadano podrá acceder a toda la información requerida para realizar un trámite o servicio ofrecido por la entidad.
Mediante el módulo de Trámites y Servicios se pueden realizar solicitudes de servicios que provee el gobierno al ciudadano. Vincula las dependencias para optimizar los procesos y ser más ágiles en las respuestas.
Controla trámites y servicios internos administrativos como por ejemplo solicitud de vacaciones, solicitud de ausentismo, préstamos, etc.
Transparencia
El servicio de Transparencia permite publicar la información financiera, contable, licitaciones, contratos ,etc. en base a flujos de autorización y controla las peticiones de los ciudadanos sobre solicitudes de información. Los servicios de gCentral validarán las solicitudes y serán enviadas a sus diferentes flujos de trabajo para ser atendidas.
El sistema controlará los tiempos de asignación de tareas para la ejecución de la petición para dar respuesta pronta al ciudadano en forma electrónica.
Las solicitudes serán guardadas en la base de datos para la explotación de información de cada solicitud con sus categorizadores que permitan la fácil explotación.